অফিস অটোমেশন বলতে কী বোঝায়?

i) নথিপত্র কম্পিউটারে সংরক্ষণ করা

ii) ভিডিও কনফারেন্সিং এর মাধ্যমে যোগাযোগ করা

iii) ই-মেইলের মাধ্যমে যোগাযোগ করা

নিচের কোনটি সঠিক?

অফিস অটোমেশন বলতে বোঝায় কম্পিউটার এবং প্রযুক্তি ব্যবহার করে অফিসের কার্যক্রম স্বয়ংক্রিয় করার প্রক্রিয়া।

অফিস অটোমেশনের কিছু উদাহরণ হলো:

• নথিপত্র কম্পিউটারে সংরক্ষণ করা: কাগজের পরিবর্তে কম্পিউটারে নথিপত্র তৈরি, সম্পাদনা এবং সংরক্ষণ করা।

• ভিডিও কনফারেন্সিং এর মাধ্যমে যোগাযোগ করা: মুখোমুখি দেখা না করেই ভিডিও কলের মাধ্যমে সহকর্মী এবং ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ করা।

• ই-মেইলের মাধ্যমে যোগাযোগ করা: চিঠির পরিবর্তে ইলেকট্রনিক মেইলের মাধ্যমে যোগাযোগ করা।

অফিস পরিচালনার ক্ষেত্রে তথ্য প্রযুক্তির আরেকটি প্রায়োগিক টুল হলো অফিস অটোমেশন সিস্টেম যার মাধ্যমে কমপিউটার ও নেটওয়ার্কিং এর দ্বারা অফিসের সকল পেপার ওয়ার্ক ও যোগাযোগের কাজকে পরিচালনা করা যায়। অফিস অটোমেশনে ব্যবহৃত সফটওয়্যারগুলো হলো, মাইক্রোসফট ওয়ার্ড, ওপেন অফিস অর্গ, অ্যাক্রোবেট রিডার ইত্য্যাদি। এছাড়াও অফিস পরিচালনার ক্ষেত্রে যে সমস্ত তথ্য ও প্রযুক্তি নির্ভর ডিভাইস ব্যবহৃত হয় সেগুলোর মধ্যে রয়েছে কমপিউটার, মোবাইল ফোন, ফ্যাক্স, স্ক্যানার, প্রিন্টার, ফটোকপিয়ার, প্রজেক্টর, সিসিটিভি, আইপি পিএবিএক্স, কর্মীদের হাজিরার জন্য বায়োমেট্রিক্স ডিভাইস ইত্যাদি। বর্তমানে তথ্য প্রযুক্তির ব্যাপক উৎকর্ষতার কারণে ঘরে বসেও অফিসের সকল কর্মকাণ্ড নিয়ন্ত্রণ করা সম্ভব। ফলে প্রায় চব্বিশ ঘণ্টা অফিস পরিচালনা সম্ভব হচ্ছে। চব্বিশ ঘণ্টা চালু থাকে এধরনের অফিসকে ভার্চুয়াল অফিস এবং এদের প্রদত্ত সার্ভিসকে 24/7 সার্ভিস বলা হয়ে থাকে।